Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

Hotel Rastelli wordt uitgebaat door Circus Rastelli NV, ondernemingsnummer BE0466.031.451, met maatschappelijke zetel te Hoornzeelstraat 63, 3080 Tervuren, België. Circus Rastelli NV is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de hieronder beschreven dienstverlening.

Je vindt Hotel Rastelli op Hoornzeelstraat 63, 3080 Tervuren. Voor privacyvragen of het uitoefenen van je rechten: privacy@rastelligroep.be. Voor een reservatie of praktische vraag: info@hotelrastelli.be of +32 2 766 66 66.

2. Welke gegevens en waarom?

Welke gegevens we nodig hebben, hangt af van je vraag of reservatie. We krijgen ze rechtstreeks van jou, of via iemand die voor jou boekt, je werkgever, een reisorganisator of een reserveringsplatform.

Een kamer, tafel, ontbijt of evenement reserveren

Naam, contactgegevens, reservatiedata, aantal gasten, voorkeuren en, waar nodig, facturatie- en betalingsgegevens. We gebruiken deze gegevens om je aanvraag te behandelen en de overeenkomst uit te voeren (artikel 6.1.b AVG). Gegevens van medegasten en zakelijke contactpersonen verwerken we voor ons gerechtvaardigd belang om de groeps- of bedrijfsreservatie correct te organiseren (artikel 6.1.f).

Een vraag, offerte of klacht behandelen

Naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht. Een eventaanvraag kan ook je organisatie, datum, aantal deelnemers en gewenste formule bevatten. Bij een offerte gaat het om stappen voorafgaand aan een overeenkomst; bij andere vragen of klachten om ons gerechtvaardigd belang om je te helpen en onze dienstverlening op te volgen.

Administratie en wettelijke verplichtingen

Reservatie-, facturatie- en eventueel wettelijk vereiste gastenregistratiegegevens, voor onder meer boekhouding en fiscale verplichtingen (artikel 6.1.c AVG). Een bevoegde overheid kan gegevens ontvangen wanneer de wet dat vereist.

Websitebeveiliging en technisch beheer

Technische gegevens zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browserinformatie kunnen bij onze hosting- en dienstverleners worden verwerkt om de website te leveren, fouten te onderzoeken en misbruik te voorkomen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende website.

De verplichte velden in een formulier zijn nodig om je aanvraag te verwerken. Zonder die gegevens kun je het formulier niet versturen; je kunt ons ook telefonisch of per e-mail bereiken. Vermeld geen identiteitsdocumenten, betaalkaartnummers of medische details in een vrij tekstveld. Bespreek noodzakelijke bijzondere wensen rechtstreeks met ons.

3. Met wie worden gegevens gedeeld?

Medewerkers die je aanvraag, reservatie of administratie behandelen krijgen toegang voor hun werkzaamheden. Voor de website en dienstverlening worden ook externe systemen gebruikt:

• Mews: online hotelreservaties en het bijbehorende boekingsproces.
• Zenchef: online tafelreservaties.
• Lightspeed: de online cadeaubonmodule.
• AskWhisper: de digitale assistent op de website. Berichten die je daar invoert worden door deze dienst verwerkt. De assistent is een geautomatiseerde dienst; neem voor een persoonlijke beoordeling rechtstreeks contact met ons op.
• Hosting-, database- en e-maildienstverleners: het beschikbaar maken van de website en het opslaan en doorsturen van contact- en eventaanvragen.

Afhankelijk van de dienst handelt een leverancier namens ons of voor eigen verwerkingsdoeleinden. Raadpleeg ook de privacyinformatie die de betreffende dienst bij gebruik of reservering toont. Links naar sociale media en andere websites leiden naar diensten met een eigen privacybeleid.

Externe dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Daarvoor is een geldige doorgiftegrond vereist, zoals een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, waaronder Europese standaardcontractbepalingen. Je kunt via ons privacyadres informatie vragen over de ontvangers en de waarborgen die op jouw gegevens van toepassing zijn.

4. Cookies en externe modules

Cookies en vergelijkbare technieken kunnen gegevens op je toestel opslaan of uitlezen. Strikt noodzakelijke technieken om een door jou gevraagde dienst te leveren zijn vrijgesteld van voorafgaande toestemming. Voor andere doeleinden, zoals niet-noodzakelijke statistieken of reclame, is voorafgaande, specifieke toestemming nodig. Verder surfen geldt niet als toestemming.

Deze website bevat ingebouwde boekingsmodules en een digitale assistent. Bij het laden van deze externe onderdelen wordt verbinding gemaakt met hun aanbieders, die technische gegevens zoals je IP-adres ontvangen. Deze onderdelen kunnen daarnaast eigen cookies of vergelijkbare opslag gebruiken. Bekijk de privacy- en cookie-informatie en eventuele voorkeuren binnen de betreffende module.

Je kunt opgeslagen cookies via je browser verwijderen. Dat kan opgeslagen voorkeuren of een boekingssessie wissen; browserinstellingen vervangen geen vereiste voorafgaande toestemming. Je kunt een reservatie of vraag ook rechtstreeks telefonisch of per e-mail aan ons richten.

5. Hoe lang worden gegevens bewaard?

De bewaartermijn hangt af van het doel en het soort dossier. Daarbij gelden de volgende criteria:

• Vragen en offertes: de tijd die nodig is om je vraag af te handelen en de concrete opvolging af te ronden. Wanneer een offerte tot een boeking leidt, worden de relevante gegevens deel van het reservatiedossier.
• Reservaties: de uitvoering van je verblijf, maaltijd of evenement en de afhandeling van betaling, eventuele klachten en juridische aanspraken bepalen hoe lang relevante gegevens nodig blijven.
• Facturen en wettelijke registraties: de toepasselijke boekhoudkundige, fiscale of registratieverplichting bepaalt de bewaartermijn. Deze verplichtingen kunnen verhinderen dat bepaalde gegevens meteen worden gewist.
• Technische gegevens en chatberichten: de noodzaak voor de betrokken dienst, beveiliging en opvolging, en de bewaarinformatie van de betrokken aanbieder bepalen de termijn.

Vraag via privacy@rastelligroep.be welke termijn of criteria op jouw concrete dossier van toepassing zijn. Een lopend geschil kan vereisen dat relevante gegevens langer worden bewaard.

6. Welke rechten heb je?

Binnen de voorwaarden van de AVG kun je:

• inzage en een kopie van je persoonsgegevens vragen;
• onjuiste gegevens laten verbeteren of onvolledige gegevens aanvullen;
• gegevens laten wissen of de verwerking laten beperken;
• gegevens die je zelf verstrekte laten overdragen wanneer de verwerking geautomatiseerd gebeurt op basis van toestemming of een overeenkomst;
• bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang, vanwege jouw specifieke situatie;
• altijd bezwaar maken tegen direct marketing, inclusief daarmee verband houdende profilering;
• gegeven toestemming op elk moment intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Mail je verzoek naar privacy@rastelligroep.be of schrijf naar Circus Rastelli NV, t.a.v. Privacy, Hoornzeelstraat 63, 3080 Tervuren. Beschrijf je verzoek en geef voldoende informatie om je dossier terug te vinden. Stuur niet spontaan een kopie van je identiteitskaart; bij redelijke twijfel mogen we aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.

Je ontvangt in beginsel binnen één maand een antwoord. Bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; we informeren je dan binnen de eerste maand over de reden. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos. Als een wettelijk recht niet of slechts gedeeltelijk kan worden toegepast, leggen we uit waarom.

7. Vragen of een klacht?

Neem gerust eerst contact met ons op, zodat we je vraag kunnen onderzoeken. Je mag ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, of bij de bevoegde toezichthouder van je gewone verblijfplaats, werkplek of de plaats van een vermeende inbreuk.

8. Over deze verklaring

Deze verklaring betreft de website van Hotel Rastelli en de aanvragen en reservaties die ermee samenhangen. We passen de tekst aan wanneer onze dienstverlening of de toepasselijke regels veranderen. De datum bovenaan toont wanneer de pagina voor het laatst is bijgewerkt. Bij wezenlijke veranderingen in de verwerking is aanvullende informatie nodig voordat die veranderingen ingaan.